O trabalho do despachante é feito de prazos que correm do lado de fora e de documentos que ficam parados no balcão esperando alguém buscar. Com a API do zapon, o seu controle de processos avisa a vistoria agendada, a janela do licenciamento, o prazo que está para vencer e o documento pronto para retirada — e recebe a resposta do cliente por webhook, para dar baixa no processo sem ninguém digitar nada.
Quem trabalha com documentação veicular convive com um desequilíbrio incômodo: o prazo é do órgão, o serviço é do despachante e o esquecimento é do cliente — mas a reclamação sobra sempre para o balcão. O cliente que não compareceu à vistoria, o que perdeu a janela do licenciamento pelo final da placa e o que deixou o prazo de manifestação passar chegam todos com a mesma frase: "ninguém me avisou".
Avisar, aqui, é software. O zapon expõe uma API de WhatsApp REST simples — header token, JSON entrando e saindo — que o seu controle de processos, a sua planilha de protocolos ou a sua rotina de prazos chamam como chamariam qualquer serviço. A seguir: os quatro avisos que sustentam o balcão, os endpoints em cURL e Node, o evento que chega quando o cliente responde e o limite claro entre informar prazo e dar orientação que o despachante não pode dar.
Porque o prazo mora no papel que ficou no porta-luvas ou numa correspondência aberta às pressas. O cliente terceirizou a burocracia justamente para não pensar nela — e por isso não vai lembrar sozinho da data. Ele só volta a pensar no assunto quando é parado numa blitz, quando a multa dobra de tamanho ou quando precisa vender o carro. Um aviso escrito, com a data e o que ele precisa fazer, é o único ponto do processo que depende inteiramente do escritório.
São quatro furos no dia do balcão, e cada um custa de um jeito:
Porque o horário de quem trabalha é o mesmo horário do escritório. A ligação cai na caixa postal, o cliente retorna quando o atendente está com outro na frente, e no fim ninguém sabe se o aviso foi dado ou não. O que resta é a palavra de um contra a do outro. Uma mensagem escrita com placa, serviço e data fica registrada na conversa, é lida quando o cliente puder e — se ele responder — chega ao seu controle de processos como um evento com telefone, horário e conteúdo.
Três coisas: um número de WhatsApp do escritório, uma conexão no zapon com esse número lido por QR Code ou código de pareamento, e um lugar que guarde processo, placa e data — o controle de processos, uma planilha de protocolos ou a agenda de vistorias. Não é preciso servidor próprio, conta na Meta, aprovação de template nem aplicativo instalado em aparelho nenhum.
token, credencial de todas as chamadas daquele número. Escritório com duas unidades mantém duas conexões, e cada uma tem o seu webhook.Dá, e é como a maioria dos escritórios começa. A planilha precisa de colunas mínimas: nome, telefone, placa, serviço, situação e data de referência. Uma rotina lê essas linhas todo dia, filtra as que vencem na janela escolhida e chama a API. O passo seguinte — guardar de volta na planilha que o aviso foi enviado — é o que impede o cliente de receber a mesma mensagem cinco dias seguidos.
Cinco etapas: (1) a vistoria agendada recebe confirmação com endereço, horário e a lista do que levar; (2) a janela do licenciamento é avisada com antecedência, com placa e mês de referência; (3) o prazo que está correndo vira um aviso com data-limite e uma pergunta objetiva sobre como o cliente quer seguir; (4) o documento pronto gera aviso de retirada com escolha entre buscar e receber; (5) toda resposta volta por webhook e vira baixa ou tarefa no controle de processos.
Os quatro são independentes. Ligue o de documento pronto primeiro: é o mais simples, o mais bem recebido e o que libera espaço no armário já na primeira semana.
A mensagem de vistoria vale pelo que ela lista. Data, horário, endereço do posto e — sobretudo — as condições que fazem o cliente voltar sem ter feito nada: veículo limpo, sobretudo o motor e a região do chassi; documento em mãos; o próprio veículo, e não o do irmão. Cada item dessa lista é uma viagem que não se perde. Na véspera, um lembrete curto repete horário e endereço.
Se o escritório trabalha com posto parceiro em outro bairro, o endereço escrito na mensagem evita a confusão mais comum do balcão: o cliente que vai ao escritório em vez de ir ao posto. Diga o local com referência, não só a rua.
O licenciamento é o aviso mais fácil de automatizar porque a data é conhecida com um ano de antecedência: o mês vem do final da placa e a lista de veículos já está no seu controle. Duas mensagens bastam — uma no início do mês da janela e outra faltando poucos dias — citando placa, modelo e o que o escritório precisa do cliente para tocar o serviço.
Aqui vale um cuidado de conteúdo: informe a janela e o serviço, não valores de tributo. Guias e débitos mudam, e valor errado por escrito vira discussão no balcão. Se o escritório quiser mandar a guia, mande o arquivo por /chat/send/document, que é o documento oficial, em vez de digitar o número no texto.
Este é o aviso mais delicado da página. O despachante informa que existe um prazo e qual é a data-limite; ele não diz se vale a pena recorrer, não estima chance de sucesso e não faz avaliação do mérito da autuação por mensagem. A automação, então, faz uma coisa só: avisa que a data está chegando e pergunta como o cliente quer seguir, com opções objetivas — falar com o escritório, prosseguir com o serviço contratado ou não fazer nada.
Escreva a mensagem sem adjetivo. "A notificação da placa ABC1D23 tem prazo até 22/04. Quer conversar com o escritório antes dessa data?" cumpre a função. Qualquer frase que sugira resultado — "dá para cancelar", "sua chance é boa" — não pode sair de uma rotina automática, e provavelmente não deveria sair de ninguém sem análise do caso.
Assim que a pasta fica pronta, sai a mensagem: qual documento, de qual placa, o horário de funcionamento e quem pode retirar. Três botões resolvem o resto do assunto — Vou buscar, Enviar por correio e Outra pessoa retira — e cada resposta gera uma ação diferente no escritório. A terceira opção existe porque ela é a realidade: em boa parte dos casos quem busca é o filho, o motorista ou o vizinho, e o escritório precisa saber disso antes, não na hora em que a pessoa está no balcão sem autorização.
Se o documento não for retirado, um único reforço uma semana depois. Passado isso, o assunto vira ligação ou carta — não uma régua de mensagens que se repete até irritar.
O webhook entrega, a sua regra interpreta e a ação acontece no seu controle de processos: a vistoria é confirmada ou remarcada, o licenciamento entra na fila de execução, o prazo vira tarefa nominal do responsável e a retirada é agendada. O que a regra não reconhecer vira pendência com telefone, placa e o texto do cliente, para o atendente responder no próprio WhatsApp.
Quatro dão conta: POST /chat/send/text para os avisos, POST /chat/send/buttons para a escolha de retirada e o encaminhamento do prazo, POST /chat/send/document para guia, protocolo ou comprovante em PDF, e POST /user/check para conferir quais telefones do cadastro têm WhatsApp. Todos na base https://api.zapon.dev, com o header token. São 49 endpoints publicados, todos com schema — a rotina do balcão vive nesses quatro.
Toda chamada leva um único cabeçalho de identificação, token, que você copia da conexão no painel — sem Bearer, sem OAuth, sem segunda senha. Guarde-o como se guarda a chave do arquivo: quem o tiver assina mensagens em nome do escritório.
Um POST em /chat/send/text com dois campos obrigatórios: Phone, o número em formato internacional só com dígitos, e Body, o texto.
curl -X POST https://api.zapon.dev/chat/send/text \ -H "token: SEU_TOKEN" \ -H "Content-Type: application/json" \ -d '{ "Phone": "5511999999999", "Body": "Sr. Antônio, a vistoria do veículo placa ABC1D23 está agendada.\n\nData: 18/03 (quarta), às 9h\nLocal: posto de vistoria da Rua Bento Alves, 340 — em frente à praça\n\nLeve com você:\n• o documento do veículo\n• o veículo lavado, principalmente o motor e a área do chassi\n• um documento seu com foto\n\nSem esses itens a vistoria não é concluída e o processo volta para a fila. Se precisar remarcar, responda por aqui." }'
A resposta traz o identificador da mensagem dentro do WhatsApp:
{
"code": 200,
"success": true,
"data": {
"Details": "Sent",
"Id": "90B2F8B13FAC8A9CF6B06E99C7834DC5",
"Timestamp": "2026-03-16T08:40:11-03:00"
}
}Guarde esse Id no processo. Ele é a prova de que o aviso saiu e quando — exatamente o que falta quando o cliente diz que não foi avisado — e impede a rotina de repetir a mensagem se rodar duas vezes no mesmo dia.
O /chat/send/buttons envia botões de resposta rápida, com rótulo curto — o WhatsApp corta texto longo, então até vinte caracteres é a regra prática. Cada botão carrega um id definido por você: coloque o número do processo ali dentro e a resposta volta amarrada ao registro certo, sem interpretar texto. Além da resposta rápida, o mesmo endpoint monta botão que abre um link ("type": "cta_url"), botão que abre o discador ("type": "cta_call") e botão que copia um código ("type": "copy") — e os tipos convivem na mesma mensagem. O toque em resposta rápida volta no webhook; os outros três agem no aparelho de quem recebe.
POST https://api.zapon.dev/chat/send/buttons token: SEU_TOKEN { "Phone": "5511999999999", "Body": "Sr. Antônio, o documento do veículo placa ABC1D23 está pronto no escritório. Atendemos de segunda a sexta, das 9h às 17h. Como o senhor prefere?", "Footer": "Despachante Exemplo", "Buttons": [ { "id": "pc7710|busco", "text": "Vou buscar" }, { "id": "pc7710|correio", "text": "Enviar por correio" }, { "id": "pc7710|terceiro","text": "Outra pessoa" } ] }
Quando o cliente escolhe "Outra pessoa", o escritório já sabe que precisa alinhar autorização e documento de quem vai ao balcão — e isso aparece na fila de atendimento antes de virar problema na porta. Para mais de três opções, o /chat/send/list entrega um menu em lista.
O /chat/send/document recebe o arquivo em data URI base64, o nome com que ele aparece na conversa e uma legenda opcional. Nome de arquivo é parte da mensagem: protocolo-transferencia-ABC1D23.pdf se explica sozinho na lista de mídia do cliente meses depois; doc1.pdf não.
curl -X POST https://api.zapon.dev/chat/send/document \ -H "token: SEU_TOKEN" \ -H "Content-Type: application/json" \ -d '{ "Phone": "5511999999999", "Document": "data:application/pdf;base64,JVBERi0xLjQKJcfs…", "FileName": "protocolo-transferencia-ABC1D23.pdf", "Caption": "Protocolo do processo de transferência da placa ABC1D23. Guarde este arquivo: é ele que comprova o andamento enquanto o documento definitivo não sai." }'
O padrão é uma rotina agendada, todo dia útil pela manhã, que busca os veículos com janela de licenciamento aberta e chama a API. Em Node:
// licenciamento.js — roda todo dia útil às 8h30 const API = "https://api.zapon.dev"; const TOKEN = process.env.ZAPON_TOKEN; async function enviarTexto(phone, body) { const r = await fetch(`${API}/chat/send/text`, { method: "POST", headers: { "token": TOKEN, "Content-Type": "application/json" }, body: JSON.stringify({ Phone: phone, Body: body }) }); const json = await r.json(); if (!r.ok || !json.success) throw new Error(json.error || `HTTP ${r.status}`); return json.data.Id; } const aguarda = (ms) => new Promise((r) => setTimeout(r, ms)); for (const v of await veiculosComJanelaAberta()) { if (v.licenciamento === "concluido") continue; // já resolvido if (v.cliente.semAvisos || v.avisoJanela) continue; // um aviso por janela try { const id = await enviarTexto(v.cliente.telefone, `${v.cliente.tratamento} ${v.cliente.nome}, o licenciamento do ${v.modelo} ` + `placa ${v.placa} está na janela deste mês (final ${v.finalPlaca}).\n\n` + `Podemos cuidar disso para o senhor. Responda por aqui para o escritório dar andamento.`); await marcarAviso(v.processo, "janela", id); } catch (e) { await registrarFalha(v.processo, "janela", String(e)); // vira tarefa do balcão } await aguarda(5000); // a lista inteira no mesmo segundo não parece escritório }
Três detalhes desse laço evitam a reclamação previsível. Os continue impedem aviso de serviço já concluído e de quem pediu para não receber. O marcarAviso garante um aviso por janela, mesmo com a rotina rodando duas vezes. E o intervalo entre envios mantém um ritmo compatível com um escritório de verdade.
Cadastro de despachante guarda telefone de recado da oficina, fixo comercial e o número do antigo proprietário do veículo. O POST /user/check recebe uma lista e diz quais têm conta no WhatsApp — útil antes de montar a primeira rotina.
curl -X POST https://api.zapon.dev/user/check \ -H "token: SEU_TOKEN" \ -H "Content-Type: application/json" \ -d '{ "Phone": ["5511999999999", "5511888888888"] }' // resposta { "code": 200, "success": true, "data": { "Users": [ { "Query": "5511999999999", "IsInWhatsapp": true, "JID": "[email protected]" }, { "Query": "5511888888888", "IsInWhatsapp": false, "JID": "" } ] } }
Atenção a um detalhe do setor: veículo trocou de dono, telefone continua no cadastro. Conferir se o número tem WhatsApp não diz se ele ainda é do seu cliente — quem responde isso é o cadastro atualizado, não a API.
Cada conexão tem um webhook próprio: você cadastra no painel a URL do seu sistema e escolhe os eventos. A partir daí, toda mensagem recebida naquele número vira um POST nessa URL, com o conteúdo inteiro no corpo — telefone, identificador, horário, texto e, quando é resposta de botão, o id que você definiu. É assim que "o cliente vai buscar o documento na sexta" chega ao processo sem ninguém anotar num papel de recado.
Três papéis, sem mistura: entregar cabe ao webhook, interpretar cabe ao seu código, executar cabe ao controle de processos. Do outro lado ninguém sabe o que é vistoria ou licenciamento — existe apenas uma mensagem que entrou naquele número.
O corpo traz o tipo do evento e a mensagem completa. Assim chega quem escreveu "passo sexta de manhã":
{
"type": "Message",
"event": {
"Info": {
"ID": "3EB0C767D26A1B5F7C83",
"Chat": "[email protected]",
"Sender": "[email protected]",
"IsFromMe": false, "IsGroup": false,
"PushName": "Antônio Vieira",
"Timestamp": "2026-03-16T13:22:05-03:00"
},
"Message": { "conversation": "passo sexta de manhã" }
}
}
// tocando num botão, muda só o bloco Message:
"Message": { "buttonsResponseMessage": {
"selectedButtonID": "pc7710|correio",
"Response": { "SelectedDisplayText": "Enviar por correio" }
} }Dois detalhes evitam uma tarde perdida. O corpo às vezes vem como JSON puro e às vezes como formulário codificado, com o JSON dentro de um campo: trate as duas formas. E tudo que parte do próprio número volta como evento marcado com IsFromMe verdadeiro — sem descartar isso, o atendente digitando no aparelho aciona a sua automação.
Descarte o que não interessa, encontre o processo, decida pela intenção e devolva uma frase curta confirmando o que foi feito.
app.post("/zapon/eventos", express.json(), async (req, res) => { res.sendStatus(200); // responda primeiro, processe depois const ev = req.body?.event ?? req.body, info = ev?.Info ?? {}; if (info.IsFromMe || info.IsGroup) return; // o que o escritório enviou, fora if (await jaTratado(info.ID)) return; // o mesmo evento pode chegar 2x const telefone = String(info.Chat || "").split("@")[0]; const botao = ev?.Message?.buttonsResponseMessage?.selectedButtonID ?? ""; const texto = (ev?.Message?.conversation ?? ev?.Message?.extendedTextMessage?.text ?? "").trim().toLowerCase(); if (/(parar|nao avisar|não avisar|descadastr)/.test(texto)) { await marcarSemAvisos(telefone); // vale para TODAS as rotinas return enviarTexto(telefone, "Certo, não enviamos mais avisos por aqui."); } const [processo, acao] = botao ? botao.split("|") : [null, null]; if (acao === "busco") { await marcarRetirada(processo, "balcao"); return enviarTexto(telefone, "Anotado. A pasta fica separada no balcão em seu nome."); } if (acao === "correio") { await abrirTarefa(processo, "conferir endereço de envio"); return enviarTexto(telefone, "Certo. O escritório confirma o endereço com o senhor."); } if (acao === "terceiro") { await abrirTarefa(processo, "alinhar autorização de terceiro"); return enviarTexto(telefone, "Combinado. Quem for retirar precisa levar documento com foto e uma autorização sua."); } return filaDoBalcao(telefone, texto); // o resto é assunto de gente });
Ele vai perguntar — "isso cancela?", "quanto tempo demora?", "posso vender o carro assim mesmo?". Nada disso pode ser respondido por regra automática. Cada caso depende do documento, do andamento no órgão e de detalhes que só quem olha o processo conhece; resposta errada por escrito vira expectativa e depois reclamação. Essas mensagens viram pendência com telefone, placa e o texto original, para o responsável responder no próprio WhatsApp. O papel da automação é sinalizar a conversa que espera alguém — quem analisa processo é o escritório.
Três coisas: opinião sobre o resultado de um processo, valor de tributo ou taxa digitado no texto, e instrução que o cliente possa entender como orientação formal. A automação avisa datas, lista o que levar e pergunta como seguir. Análise de caso, avaliação de mérito e conselho sobre o que fazer saem de uma pessoa, com o processo à vista, e ficam registrados no atendimento.
Essa separação protege os dois lados. O cliente não age com base numa frase genérica escrita para trezentas pessoas, e o escritório não fica preso a uma promessa que uma rotina fez sozinha às oito e meia da manhã. Na dúvida sobre uma frase, aplique o teste: ela seria a mesma se enviada a qualquer cliente daquela categoria? Se não, ela não pode estar num texto automático.
Placa, modelo, número do processo interno e a data são suficientes para o cliente reconhecer o assunto. Documento de identificação completo, número de chassi inteiro e endereço residencial não precisam aparecer — a notificação do WhatsApp mostra o texto na tela bloqueada, e o celular pode estar na mão de outra pessoa. Quando for necessário confirmar identidade, peça o dado ao cliente em vez de escrevê-lo você.
semAvisos do exemplo, e revise a fila de exceções todo dia, porque o pedido chega em qualquer palavra.R$ 27 por mês por número conectado, sem cobrança por mensagem: o valor não muda entre 30 e 3.000 mensagens no mês, e cada número tem cota de 300 mensagens por dia — cerca de 9.000 por mês — bem acima do movimento de um escritório. O teste é de 14 dias sem cartão e só começa a contar na primeira conexão — dá para criar a conta, montar a rotina a partir da planilha de processos e conectar o número quando estiver pronto.
Para escritório pequeno essa previsibilidade é o que decide. Um único processo de transferência gera confirmação de vistoria, lembrete de véspera, protocolo em PDF e aviso de documento pronto — quatro mensagens, sem contar o que o cliente responde. Com cobrança por mensagem, a conta cresceria com o movimento até alguém cortar o lembrete de véspera, justamente o que evita a vistoria perdida. Com duas unidades, é uma conexão para cada, e o seu sistema escolhe de qual número a mensagem sai trocando o header token.
O estado da conexão fica visível no painel, atualizado a cada 10 segundos com a página aberta. Como ninguém acompanha tela o dia inteiro num balcão cheio, assine também os eventos de conexão no webhook: Disconnected na queda e LoggedOut quando o número precisa ler o QR Code outra vez. Somado a isso, a relação de falhas que o registrarFalha preenche precisa de dono e de horário fixo de conferência. Aviso de prazo que não saiu tem de aparecer em algum lugar.
Funciona, desde que a planilha tenha nome, telefone, placa, serviço, situação e a data de referência. Uma rotina lê essas linhas todo dia, filtra o que vence na janela escolhida, chama a API e grava de volta que o aviso saiu. Sem essa marcação de volta, o cliente recebe a mesma mensagem todo dia.
Melhor não digitar valores no texto. Guias e débitos mudam, e número errado por escrito vira discussão no balcão. Se o cliente precisa do valor, envie o documento oficial por POST /chat/send/document, que carrega o dado correto e a data de validade.
Pode avisar que existe um prazo e qual é a data-limite, e perguntar como o cliente quer seguir. O que não cabe numa mensagem automática é opinião sobre o resultado, avaliação do mérito da autuação ou qualquer frase que sugira chance de sucesso — isso depende de análise do caso e sai de uma pessoa, no atendimento.
A resposta chega por webhook com o identificador do processo, e o seu sistema abre a tarefa de alinhar autorização e documento de quem vai ao balcão. Isso resolve antes o problema que costuma aparecer na porta: alguém chega para buscar e volta sem a pasta.
R$ 27 por mês por número conectado, sem cobrança por mensagem, com cota de 300 mensagens por dia por número — cerca de 9.000 por mês. O limite existe para o WhatsApp não bloquear o número do escritório. O teste é de 14 dias sem cartão e só começa a contar quando você conecta o primeiro número.
Pode — em qualquer API, inclusive na oficial da Meta. O risco não é eliminável, é gerenciável: fale de processos que a pessoa contratou, não transforme o cadastro antigo em lista de disparo, mantenha volume compatível com o tamanho do escritório e pare de enviar para quem pediu para sair. O que dispara bloqueio é mensagem não solicitada em massa, não o uso de API.
Dá, e costuma ser o melhor arranjo: o cliente responde para o número que conhece e o atendente continua respondendo no aparelho. A automação cuida dos avisos com data e das respostas previsíveis; o resto fica visível na conversa para uma pessoa tratar.
Não. O número é conectado por QR Code ou código de pareamento, sem fila de aprovação, sem cadastro de template e sem custo por mensagem. Em compensação, a boa conduta do número é responsabilidade do escritório.
14 dias grátis, sem cartão — a contagem só começa quando você conectar o número. Crie a conta, leia o QR Code e avise o primeiro documento pronto hoje.