O escritório já sabe qual procuração falta assinar, qual audiência é semana que vem e qual caso teve movimentação. Com a API do zapon, o sistema do escritório pede o documento, cobre a assinatura pendente, avisa da audiência e recebe de volta o arquivo do cliente por webhook — com o texto sempre factual, sem opinar sobre o processo.
Escritório de advocacia perde tempo em dois pontos que nada têm de jurídico. O primeiro é a pasta parada esperando papel: a procuração que não voltou assinada, o contrato de honorários sem rubrica, o comprovante de residência que o cliente jurou que ia mandar. O segundo é o cliente que liga toda semana para perguntar do caso — e quem atende é a secretaria, que não pode responder, e o advogado responsável, que está em audiência.
Os dois se resolvem com o mesmo mecanismo: um canal que o cliente lê e responde no celular, disparado por quem já tem a informação — o sistema do escritório. É o que uma API de WhatsApp faz. O zapon expõe uma API REST direta: base https://api.zapon.dev, header token, JSON entrando e saindo. Abaixo estão o fluxo de documento e prazo passo a passo, os endpoints em cURL e Node, o evento que chega quando o cliente envia um arquivo e a regra que separa o que a automação avisa do que só uma pessoa pode dizer.
Porque o pedido some. Ele foi feito por e-mail na reunião de abertura, o cliente leu no celular, pensou em resolver depois e não voltou mais àquela caixa de entrada. Ninguém do escritório fica olhando quem devolveu e quem não devolveu, e a pasta só aparece de novo quando alguém precisa protocolar. Uma lista objetiva do que falta, repetida em intervalos definidos no mesmo canal que a pessoa usa o dia inteiro, muda o resultado sem mudar o pedido.
Na prática, são três buracos diferentes:
Porque ligação não deixa rastro e não escala: cada pasta é uma chamada, com recado, retorno e "mando ainda hoje" que ninguém registra. A mensagem enviada pela API devolve um identificador que fica gravado ao lado da pendência, e a resposta do cliente volta como evento — vira campo no sistema, não anotação em papel.
Um número de WhatsApp que o escritório controla, uma conta no zapon com esse número conectado por QR Code ou código de pareamento, e alguma fonte que saiba quais pendências existem: o software jurídico, uma planilha de controle ou o próprio banco de dados. Não é preciso servidor próprio, conta na Meta, aprovação de template nem aplicativo instalado em celular de advogado.
token, que autentica as chamadas daquele número. Conecta-se lendo o QR Code no painel (WhatsApp → Aparelhos conectados) ou por código de pareamento.Do escritório. O cliente responde para o número institucional, a secretaria ou o paralegal acompanha a conversa e o advogado responsável entra quando o assunto exige. A conversa é registro do caso, e registro do caso pertence à pasta, não ao aparelho de uma pessoa.
Se ele roda código ou tem área de integrações, chama a API direto: uma requisição na abertura do caso e uma rotina diária que varre pendências e prazos internos. Se é fechado, exporte o que precisa — relatório, consulta ao banco, planilha — e dispare dali.
Cinco etapas: (1) na abertura do caso, o cliente recebe a lista objetiva do que falta; (2) enquanto a assinatura não volta, um lembrete escalonado insiste — com um fim previsto; (3) o cliente manda o arquivo pelo WhatsApp e o webhook entrega o documento ao sistema, que registra e confirma citando o nome do arquivo; (4) antes de audiência ou perícia sai o aviso com data, hora, local e confirmação de presença por botões; (5) quando há movimentação, sai um aviso factual convidando o cliente a falar com o escritório. Nenhuma etapa depende de alguém abrir o WhatsApp para checar.
Cada passo tem uma função distinta. Não é o mesmo texto repetido em momentos diferentes.
Uma lista fechada e nominal do que falta daquele cliente — não um pedido genérico de "documentos". Documento pessoal com foto, comprovante de residência, procuração e contrato de honorários costumam abrir a lista; o resto sai da própria pasta. Diga em que formato aceita, foto legível ou PDF. Esse primeiro envio também valida o telefone: se falhar aqui, o cadastro está errado hoje, e não na véspera do protocolo.
Com escalonamento e com fim. Um lembrete três dias depois do pedido, outro na semana seguinte, um terceiro antes do prazo interno do escritório — e então a pendência sai da automação e vira tarefa nominal de alguém da secretaria, que liga. Cada lembrete cita só o que ainda falta: repetir a lista inteira quando só a procuração está pendente faz o cliente ignorar a mensagem. Automação que insiste para sempre não é insistência, é ruído.
O documento chega ao número do escritório e o webhook entrega o evento com o bloco documentMessage: nome do arquivo, tipo e a legenda que o cliente escreveu junto. A regra associa o arquivo à pasta, baixa a pendência e responde citando o nome do arquivo recebido. Essa confirmação encerra a dúvida do "mandei, será que chegou?" e evita a terceira cópia da mesma procuração.
Com o essencial e nada além: data, hora, se é presencial ou por vídeo, endereço ou link, o que levar e a antecedência. A confirmação vai em botões — no máximo três, rótulo curto —, e o identificador do botão carrega o número do compromisso, então a resposta volta amarrada ao registro certo. Quem pede para remarcar entra numa lista que a secretaria trata.
Enviando apenas o sinal: houve movimentação no caso e o escritório vai procurar o cliente. Nada de teor, de resultado ou de interpretação. O aviso substitui o silêncio que gera a ligação semanal; ele não antecipa a conversa com o advogado responsável, que acontece depois, com contexto. É o passo mais fácil de errar — e o H2 mais abaixo existe por causa dele.
Três resolvem quase tudo: POST /chat/send/text para pedidos e avisos, POST /chat/send/buttons para a confirmação de presença em um toque e POST /chat/send/document para mandar o contrato de honorários ou a lista de documentos em PDF. Há ainda o POST /user/check, útil para conferir antes do primeiro disparo quais telefones da base têm WhatsApp. Todos usam a base https://api.zapon.dev e o header token. São 49 endpoints publicados — 23 de /chat, 18 de /group e 8 de /user —, mas o fluxo de documento e prazo vive nesses.
A autenticação é um header só, token, copiado da conexão no painel: não é Authorization, não é Bearer, não há OAuth. Trate-o como a senha do sistema do escritório — quem tem o token fala em nome do escritório.
Um POST em /chat/send/text com dois campos obrigatórios: Phone, o número em formato internacional só com dígitos, e Body, o texto.
curl -X POST https://api.zapon.dev/chat/send/text \ -H "token: SEU_TOKEN" \ -H "Content-Type: application/json" \ -d '{ "Phone": "5511999999999", "Body": "Sr. Almeida, aqui é do escritório. Para dar entrada no seu caso, faltam:\n\n1) Documento pessoal com foto\n2) Comprovante de residência dos últimos 90 dias\n3) Procuração assinada (enviamos em PDF a seguir)\n\nPode responder por aqui mesmo, em foto legível ou PDF. Qualquer dúvida, é só escrever." }'
O retorno traz o identificador da mensagem no WhatsApp:
{
"code": 200,
"success": true,
"data": {
"Details": "Sent",
"Id": "90B2F8B13FAC8A9CF6B06E99C7834DC5",
"Timestamp": "2026-03-01T09:12:08-03:00"
}
}Grave esse Id ao lado da pendência na pasta: ele prova qual cobrança saiu e em que dia, e impede que a rotina do dia seguinte repita a mesma mensagem.
Uma rotina agendada percorre as pastas com pendência aberta, calcula há quantos dias o pedido foi feito e decide se é hora de insistir. Em Node:
// pendencias.js — roda todo dia útil às 9h const API = "https://api.zapon.dev"; const TOKEN = process.env.ZAPON_TOKEN; async function enviarTexto(phone, body) { const r = await fetch(`${API}/chat/send/text`, { method: "POST", headers: { "token": TOKEN, "Content-Type": "application/json" }, body: JSON.stringify({ Phone: phone, Body: body }) }); const json = await r.json(); if (!r.ok || !json.success) throw new Error(json.error || `HTTP ${r.status}`); return json.data.Id; } const intervalo = (ms) => new Promise((r) => setTimeout(r, ms)); const REGUA = [3, 10, 17]; // dias desde o pedido: insiste 3x e para for (const p of await pendenciasAbertas()) { if (p.cliente.naoReceber || p.pastaArquivada) continue; if (!REGUA.includes(p.diasDesdeOPedido)) continue; if (p.diasDesdeOPedido > REGUA.at(-1)) { await tarefaDaSecretaria(p); continue; } try { const id = await enviarTexto(p.cliente.telefone, `${p.cliente.tratamento}, ainda consta pendente no seu caso: ${p.itens.join(", ")}.\n\n` + `Pode enviar por aqui em PDF ou foto legível. Se já enviou, avise que conferimos.`); await registrarCobranca(p.id, id); // guarda o Id: não repete no dia seguinte } catch (e) { await registrarFalha(p.id, String(e)); // vira tarefa nominal, não silêncio } await intervalo(4000); // não despeje a carteira de clientes no mesmo segundo }
Quatro detalhes desse laço decidem se o fluxo dura. O naoReceber respeita quem pediu para não ser avisado por ali. A régua fixa impede a cobrança infinita e devolve a pendência a uma pessoa depois da terceira tentativa. O registrarCobranca guarda o Id, então rodar a rotina duas vezes não repete a mensagem. E o intervalo evita transformar a carteira numa rajada no mesmo instante — comportamento que não parece humano.
O endpoint /chat/send/buttons envia botões de resposta rápida, com rótulo de até 20 caracteres. Cada botão leva um id definido por você, e é ele que volta no webhook. Coloque o número do compromisso ali dentro e a resposta chega ligada ao registro certo, sem depender de interpretar texto. Além da resposta rápida, o mesmo endpoint monta botão que abre um link ("type": "cta_url"), botão que abre o discador ("type": "cta_call") e botão que copia um código ("type": "copy") — e os tipos convivem na mesma mensagem. O toque em resposta rápida volta no webhook; os outros três agem no aparelho de quem recebe.
POST https://api.zapon.dev/chat/send/buttons token: SEU_TOKEN { "Phone": "5511999999999", "Body": "Sr. Almeida, sua audiência é dia 24/03 (terça), às 14h, por vídeo. O link e as orientações vão em seguida. Leve documento com foto e chegue 15 minutos antes.", "Footer": "Escritório Exemplo Advogados", "Buttons": [ { "id": "aud3190|presenca", "text": "Confirmo presença" }, { "id": "aud3190|remarcar", "text": "Preciso remarcar" }, { "id": "aud3190|falar", "text": "Falar com vocês" } ] }
O mesmo formato serve para perícia, trocando o texto. Se o compromisso for por vídeo, mande o link em mensagem separada, logo depois: link dentro do corpo do botão fica truncado em muitos aparelhos.
O POST /chat/send/document recebe o arquivo em data URI base64, o nome que o cliente vai ver e, opcionalmente, uma legenda. Serve para o contrato e também para a lista de documentos em PDF.
POST https://api.zapon.dev/chat/send/document token: SEU_TOKEN { "Phone": "5511999999999", "Document": "data:application/pdf;base64,JVBERi0xLjQKJcfs…", "FileName": "contrato-honorarios-almeida.pdf", "Caption": "Segue o contrato de honorários e a procuração. Pode devolver assinado por aqui." }
O nome do arquivo aparece na conversa e fica no aparelho do cliente — use um padrão que o identifique meses depois, não documento_final_v3.pdf. Ao todo são 13 formas de envio: texto, imagem, áudio, vídeo, documento, sticker, localização, contato, enquete, lista, botões, template e edição de mensagem já enviada, mais reação, presença de digitação, marcar como lido e histórico. Fora das que já apareceram aqui, a localização ajuda quando a audiência é num fórum que o cliente não conhece.
Cada conexão tem um webhook próprio: você cadastra no painel a URL do seu sistema e escolhe os eventos. A partir daí, toda mensagem recebida no número é entregue como um POST nessa URL, com o conteúdo inteiro no corpo. Quando o cliente envia um arquivo, o bloco Message vem com documentMessage — nome do arquivo, tipo e legenda —, e é isso que a sua regra usa para baixar a pendência da pasta. Não há polling nem nada para ficar consultando.
O ciclo tem três partes que não se misturam: o webhook entrega o evento, a sua regra interpreta e a ação acontece no sistema do escritório. A API não sabe o que é uma procuração; sabe que chegou um PDF de um número.
O corpo traz o tipo do evento e a mensagem completa. Assim chega uma procuração assinada:
{
"type": "Message",
"event": {
"Info": {
"ID": "3EB0C767D26A1B5F7C83",
"Chat": "[email protected]",
"Sender": "[email protected]",
"IsFromMe": false, "IsGroup": false,
"PushName": "Roberto Almeida",
"Timestamp": "2026-03-11T18:04:22-03:00"
},
"Message": { "documentMessage": {
"fileName": "procuracao-assinada.pdf",
"mimetype": "application/pdf",
"caption": "segue assinada, doutora"
} }
}
}
// quando ele toca no botão do aviso de audiência, muda só o bloco Message:
"Message": { "buttonsResponseMessage": {
"selectedButtonID": "aud3190|presenca",
"Response": { "SelectedDisplayText": "Confirmo presença" }
} }Duas observações economizam horas de depuração: o corpo pode chegar como JSON puro ou como formulário codificado, com o JSON dentro de um campo — aceite os dois formatos. E o que o próprio número envia também gera evento, com IsFromMe igual a true: ignore, ou a secretaria respondendo um cliente aciona a sua automação.
Descarte o que não interessa, identifique a pasta, registre o arquivo, confirme ao cliente citando o nome do que chegou e mande para uma pessoa tudo aquilo que a regra não reconhece.
app.post("/whatsapp/eventos", express.json(), async (req, res) => { res.sendStatus(200); // responda primeiro, processe depois const ev = req.body?.event ?? req.body, info = ev?.Info ?? {}; if (info.IsFromMe || info.IsGroup) return; // o que o escritório enviou, e grupos, fora if (await jaProcessado(info.ID)) return; // o mesmo evento pode chegar 2x const telefone = String(info.Chat || "").split("@")[0]; const cliente = await clientePorTelefone(telefone); if (!cliente) return filaDaSecretaria(telefone, ev); // número desconhecido: pessoa vê const doc = ev?.Message?.documentMessage; if (doc) { const pasta = await pastaAtivaDoCliente(cliente.id); await anexarNaPasta(pasta.id, { nome: doc.fileName, tipo: doc.mimetype, obs: doc.caption || "", origem: "whatsapp", eventoId: info.ID }); await marcarParaConferencia(pasta.id); // quem confere é gente, não a regra return enviarTexto(telefone, `Recebemos o arquivo "${doc.fileName}". Vamos conferir e avisamos se faltar algo.`); } const botao = ev?.Message?.buttonsResponseMessage?.selectedButtonID ?? ""; if (botao) { const [compromisso, acao] = botao.split("|"); if (acao === "presenca") { await registrarPresenca(compromisso); return enviarTexto(telefone, "Presença confirmada. Até lá."); } await filaDaSecretaria(telefone, ev); // remarcar e "falar com vocês" são de gente return enviarTexto(telefone, "Certo. O escritório vai entrar em contato."); } return filaDaSecretaria(telefone, ev); // texto livre nunca é interpretado aqui });
Repare no que a regra não faz: ela não lê o conteúdo do PDF, não decide se a procuração está válida e não responde pergunta escrita à mão. Conferir documento é trabalho de pessoa; a automação apenas garante que o arquivo chegou à pasta certa e que alguém foi avisado.
Falar com o cliente do escritório sobre o caso dele é comunicação esperada: ele contratou o serviço e deu o telefone exatamente para isso. Prospectar cliente novo por WhatsApp é outra coisa — além do incômodo, o escritório precisa observar as regras da própria profissão sobre publicidade e captação antes de usar o canal para isso. Misturar aviso de caso com divulgação no mesmo número é o erro que transforma um canal útil num número denunciado.
naoReceber no exemplo em Node. O pedido chega com qualquer palavra, então alguém precisa olhar a fila de exceções todo dia.Pode avisar data, pedir documento, confirmar recebimento e sinalizar que houve movimentação. Não pode explicar decisão, estimar quando sai a sentença, falar em chance de êxito, interpretar publicação nem substituir a conversa com o advogado responsável. A régua é simples: se a frase só faria sentido dita por quem conhece o caso, ela não sai de uma automação.
Escreva de forma factual e curta. "Houve movimentação no seu processo. O escritório está analisando e vai te procurar." informa sem afirmar nada. "Seu pedido foi negado", "agora é só esperar" ou "suas chances são boas" são frases que o sistema não tem como sustentar — e que o cliente vai ler como palavra do escritório, porque saíram do número do escritório.
Porque ela chega sozinha, sem contexto e sem quem responda. O cliente lê no ônibus, entende o que quiser entender e age com base nisso. Se a frase estiver errada — e uma frase montada por regra sobre um andamento que ninguém leu vai estar errada de vez em quando —, o escritório passa a ter dois problemas: o do processo e o da mensagem. A automação existe para avisar que existe assunto, não para resolver o assunto.
Vira tarefa de uma pessoa, sempre. Cliente que responde "o que isso quer dizer?", "vou perder?" ou "posso parar de pagar?" entra numa fila nominal com prazo interno para retorno — e quem responde é o advogado responsável ou alguém autorizado por ele. Nenhum texto pré-montado deve tentar cobrir essas perguntas, nem mesmo com resposta genérica: resposta genérica em assunto de caso é pior do que silêncio, porque parece orientação.
Detalhe do caso, valores, nome de parte contrária, teor de decisão e qualquer coisa que revele a matéria discutida. O motivo é concreto: a notificação do WhatsApp mostra o texto na tela de bloqueio, e o celular do cliente pode estar em cima da mesa do trabalho, na mão do cônjuge ou aberto na frente de terceiros. "Sua audiência é dia 24/03, às 14h" não revela nada. Uma frase citando o assunto do processo revela tudo — e o sigilo é do cliente, não do escritório. A mesma disciplina vale para o nome do arquivo enviado em PDF, que aparece na conversa antes de qualquer pessoa abrir o documento.
R$ 27 por mês por número conectado, sem cobrança por mensagem: o valor não muda se o escritório mandar 40 ou 4.000 avisos no mês. Cada número conectado envia até 300 mensagens por dia, teto que nenhuma rotina de andamento processual costuma encostar e que protege o número da banca contra bloqueio por volume. O teste é de 14 dias sem cartão e a contagem só começa na primeira conexão — dá para criar a conta, escrever a integração com o software jurídico com calma e só depois conectar o número.
Essa previsibilidade importa para banca pequena, onde o volume oscila com o calendário: um mês com muitas audiências dispara muito mais mensagem do que um mês parado, e com cobrança por mensagem alguém acabaria cortando justamente o lembrete de assinatura. Com mais de um número — matriz e filial, ou áreas separadas —, é uma conexão para cada, e o sistema escolhe de qual número a mensagem sai trocando o header token.
O painel mostra o estado de cada conexão e atualiza a cada 10 segundos enquanto a página está aberta. Para não depender de alguém olhando a tela, assine os eventos de conexão no webhook: Disconnected avisa a queda e LoggedOut avisa que o número precisa ler o QR Code de novo. E quando um envio falhar, registre numa lista visível — foi o que o registrarFalha fez — e coloque alguém para olhar essa lista todo dia. Aviso de audiência que não saiu precisa virar tarefa, não silêncio.
Dá sempre que esse software conseguir fazer uma chamada HTTP ou exportar os dados que interessam: pendências, compromissos e movimentações. Se ele tem área de integrações ou API, chama o zapon direto. Se é fechado, leia por fora — relatório, consulta ao banco, planilha — e coloque uma ferramenta de automação no meio para disparar.
É possível disparar um aviso quando o sistema do escritório registra que houve movimentação, porque o gatilho é um evento no sistema. O que não se deve automatizar é o conteúdo: o aviso informa que houve andamento e que o escritório vai procurar o cliente, sem citar teor, resultado ou próximo passo. A leitura da publicação continua sendo trabalho de quem acompanha o caso.
Um por escritório costuma ser o melhor arranjo: o cliente responde para o número institucional, a conversa fica com a banca e não sai junto com quem muda de emprego. Bancas maiores às vezes separam por área ou por filial, e aí é uma conexão por número, cada uma com o seu token e o seu webhook.
Nada além de encaminhar. Essa resposta entra numa fila nominal com prazo interno de retorno, e quem responde é o advogado responsável ou alguém autorizado por ele. Não monte texto pronto para esse tipo de pergunta: qualquer frase automática sobre o mérito do caso vai ser lida como posição do escritório.
Do ponto de vista prático, o que existe é o registro: o webhook entrega o evento com nome do arquivo, tipo, legenda, telefone e horário, e o seu sistema guarda isso junto da pasta. Se o escritório exige via original, assinatura em papel ou reconhecimento, o arquivo pelo WhatsApp adianta a conferência mas não substitui o procedimento — e a confirmação enviada ao cliente deve deixar isso claro.
R$ 27 por mês por número conectado, sem cobrança por mensagem. O limite é de 300 mensagens por dia por número, dimensionado com sobra para a carteira de processos de um escritório e desenhado para impedir o ritmo de envio que leva o WhatsApp a bloquear. O teste é de 14 dias sem cartão e só começa a contar quando você conecta o primeiro número.
Pode — em qualquer API, inclusive na oficial da Meta. O risco não é eliminável, é gerenciável: fale só com quem contratou o escritório, mantenha volume e ritmo compatíveis com o tamanho da banca e pare de enviar para quem pediu para sair. O que dispara bloqueio é mensagem não solicitada em massa, não o uso de API.
A conversa fica no WhatsApp do escritório: quem tem acesso ao aparelho ou aos aparelhos conectados vê o histórico. Trate isso como se trata a chave do arquivo físico — bloqueio de tela, aparelhos conectados revisados e retirada do acesso quando alguém deixa a equipe. E escreva sempre supondo que a mensagem será lida por outra pessoa: sem detalhe do caso, sem valor e sem nome de parte contrária no corpo do texto.
14 dias grátis, sem cartão — a contagem só começa quando você conectar o número. Crie a conta, leia o QR Code e mande hoje a primeira lista de documentos.